E-Rechnung: Neue Pflicht gilt schon jetzt für Vermieter

Unternehmen müssen seit Anfang 2025 die E-Rechnung auf dem Schirm haben. Was dabei oft unerwähnt bleibt: Auch private Vermieter trifft diese Pflicht. Was jetzt gilt und welche Software E-Rechnungen verarbeiten kann.

Unternehmen, Freiberufler und Selbständige haben derzeit ein großes Thema rund um Rechnungen an der Backe. Seit Anfang 2025 greift die E-Rechnungspflicht. Das ist ein komplexes Thema, kurz gesagt sollen Rechnungen in einer Übergangszeit auf neue digitale Formate umgestellt werden.

Wichtig: PDF- oder Word-Dokumente erfüllen die Anforderungen der E-Rechnung aber nicht, weshalb sich Unternehmen Ihren Rechnungsprozess ansehen müssen und möglicherweise neue Software brauchen.

WERBUNG

Die E-Rechnung gilt nur bei Rechnungen zwischen Unternehmen, also im sogenannten B2B-Bereich. Jedoch fallen auch private Vermieter unter die E-Rechnungspflicht. Das müssen Sie dazu wissen.

Alle Infos zur E-Rechnung

Vermieter von E-Rechnungspflicht betroffen

E-Rechnung mit WISO
E-Rechnung mit WISO

Wer vermietet, landet in Deutschland steuerrechtlich in einer anderen Schublade. Das zeigt sich nicht nur beim Umfang der Steuererklärung, sondern jetzt auch bei der E-Rechnung. Das Bundesfinanzministerium stellt in einer FAQ zur E-Rechnung klar:

"Als Unternehmer gilt, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt (§ 2 UStG). Darunter fallen z. B. auch Freiberufler oder Personen, die selbst ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen, wie etwa Vermieter von Wohnungen, Kleinunternehmer oder Ärzte."

WERBUNG

Wenn Sie also eine Eigentumswohnung vermieten, müssen Sie die E-Rechnung an den Start bringen. Aber was heißt das: Laut Finanzbehörde ist mindestens ein Mail-Postfach nötig, an das E-Rechnungen geschickt werden können. Das kann auch ein kostenloses Gmail- oder GMX-Konto sein.

Das Problem ist, es gibt zwei definierte Formate für die E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD. Letzteres ist ein hybrides Format, das bedeutet, es gibt einen Part der maschinenlesbar ist und Sie können sich den PDF-Teil der Rechnung ansehen. XRechnung ist ein rein maschinenlesbares Format, das erst für Menschen sichtbar gemacht werden kann.

Sie brauchen also für den Fall der Fälle eine Software, die Ihnen das XRechnungs-Format anzeigen kann. Kostenlos macht das zum Beispiel WISO MeinBüro Rechnungen Free. Sie können damit auch E-Rechnungen erstellen. Beachten Sie, dass der Anbieter auch kostenpflichtige Software zur Rechnungsstellung im Angebot hat. Auch die beherrscht die E-Rechnung und bietet noch mehr Funktionen.

Zur Webapp: WISO MeinBüro Rechnungen

WISO MeinBüro Rechnungen Free

Auf der kostenlosen Webapp "WISO MeinBüro Rechnungen Free" lassen sich auf einfache Art und Weise E-Rechnungen erstellen und auslesen.
CHIP Bewertung: Gut zum Download

WISO MeinBüro Rechnungen

"WISO MeinBüro Rechnungen" ist eine umfangreiche Buchhaltungs-Lösung mit flexiblem Zugang von jedem Gerät aus.
CHIP Bewertung: Sehr gut zum Download

Für viele Mieter ändert sich nichts

Schlüssel auf einem Mietvertrag
Schlüssel auf einem Mietvertrag

Vermieter müssen im ersten Schritt, also seit Anfang 2025, E-Rechnungen empfangen können. Erst später müssen Sie unter bestimmten Voraussetzungen auch E-Rechnungen erstellen. Private Mieter betrifft das aber nicht, denn E-Rechnungen werden nur zwischen Unternehmen ausgetauscht. Was Vermieter betrifft, könnten zum Beispiel Handwerker-Rechnungen als E-Rechnung kommen, die Nebenkostenabrechnung für Mieter muss aber keine E-Rechnung sein.

WERBUNG

Es dürfte viele private Vermieter geben, die bis auf die Nebenkostenabrechnung keine anderen Rechnungen stellen. Wer Immobilien umsatzteuerfrei vermietet, darf auch in Zukunft Papierrechnungen ausstellen oder PDFs per Mail schicken. Fällt aber bei der Vermietung Umsatzsteuer an, etwa wenn Büros vermietet werden, gibt es drei wichtige Fristen, die bei der E-Rechnung zu beachten sind:

  • Bis Ende 2026: Bis dahin dürfen Rechnungen wie bisher ausgestellt werden, etwa als PDF.

  • Ab 2027: Vermieter mit einem Umsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen.

  • Ab 2028: Alle betroffenen Vermieter müssen E-Rechnungen ausstellen.

Häufige Fehler in der Nebenkostenabrechnung


Dieser Artikel kann Partnerlinks enthalten, von denen Yahoo und/oder der Herausgeber möglicherweise eine Provision erhält, wenn Sie über diese Links ein Produkt oder eine Dienstleistung erwerben.