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Wie lange man welche Unterlagen aufbewahren muss

Unterlagen, Unterlagen und nochmals Unterlagen! Wer kennt es nicht? Zuhause stapeln sich die Ordner voller Rechnungen, Verträge, Urkunden und Co. Doch wie lange muss man all diese Dokumente aufbewahren und kann man nicht auch endlich Platz schaffen? Natürlich ist "alles aufheben" eine Option, aber wer will schon im Papierdschungel versinken? Wir verraten, was weg kann und was bleiben sollte.

So viele Unterlagen – im Laufe der Jahre kann sich einiges an Papierkram ansammeln (Symbolbild: Getty Images)
So viele Unterlagen – im Laufe der Jahre kann sich einiges an Papierkram ansammeln (Symbolbild: Getty Images)

Was mache ich bloß mit den ganzen Unterlagen und wohin damit? So geht es den meisten von uns. Laut einer Bitkom-Studie haben deutsche Bürger im Durchschnitt acht Ordner im Regal stehen. Aber keine Sorge, nicht jeder Beleg muss für die Ewigkeit aufbewahrt werden und eine digitale Kopie reicht oft auch. Wir verschaffen einen Überblick darüber, welche Dokumente im Original aufbewahrt werden sollte und wovon Sie sich getrost trennen können.

Diese Dokumente brauchen Sie Ihr Leben lang – im Original!

Es gibt einige Dokumente, die lebenslang im Original aufbewahrt werden sollten: Dazu gehören Geburts-, Heirats- und Scheidungsurkunde, Taufschein, Kirchenaustrittsbescheinigung, Testament, Erbschein, Sterbeurkunde, ärztliches Gutachten, Abschluss- und Arbeitszeugnisse, Unterlagen zur Rentenberechnung, Sozialversicherungsausweis, Wohneigentumspolice und Police für Lebensversicherungen. Es ist auch eine gute Idee, eine digitale Kopie dieser Dokumente zu erstellen und sicher verschlüsselt zu speichern.

Diese Dokumente müssen für eine gewisse Zeit aufbewahrt werden

Es ist ratsam, Dokumente für eine gewisse Zeit zu behalten, bevor man sie entsorgt. Die Aufbewahrungsdauer hängt dabei von der Art des Dokuments ab. Arbeitsverträge können beispielsweise bis zum nächsten Job im Schrank bleiben, danach reicht eine digitale Kopie. Finanzunterlagen sollten mindestens über die gesamte Laufzeit des Finanzprodukts aufbewahrt werden. Gerichtsurteile, gerichtliche Mahnbescheide, Prozessakten und Unterlagen zu Pfändung und Privatinsolvenz sollten dagegen mindestens 30 Jahre lang aufgehoben werden.

Wie sieht es mit Steuerunterlagen aus?

Steuerunterlagen wie Steuererklärungen, Steuerbescheide, Belege und Buchhaltungsunterlagen sollten für mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden. Der Steuerbescheid kann digital gespeichert und 11 Jahre lang aufgehoben werden.

Tipp: Bis wann muss die Steuererklärung fertig sein?

Bei Spendenquittungen, Bankbescheinigungen über Kapitalerträge, Lohnsteuerbescheinigungen und Gehaltsabrechnungen reicht es, sie digital ein Jahr nach Erhalt des Steuerbescheids aufzuheben.

Mietverträge und Handwerkerrechnungen

Belege rund um Vermietung oder Handwerkerrechnungen für Vermietung sollten einen ebenfalls etwas länger begleiten, mindestens 10 Jahre mit digitaler Kopie, Handwerkerrechnungen für Neu- oder Umbau sollten ebenfalls im Ordner bleiben – und zwar für mindestens fünf Jahre lang. Handwerkerrechnungen wegen Gewährleistungsansprüchen, Belege rund ums Eigenheim und Kaufverträge sollten digital zwei Jahre lang behalten werden.

Doch wie steht es Mietverträgen und Übergangsprotokollen? Hier reicht es die Unterlagen bis zu drei Jahre nach dem Auszug in digitaler Form zu behalten.

Was ist mit Versicherungsunterlagen?

Versicherungsunterlagen sollten nicht zu schnell entsorgt werden. Selbst nach Ende des Vertrages können Ansprüche noch bis zu drei Jahre geltend gemacht werden, also behalten Sie die Verjährungsfristen im Auge und machen Sie eine digitale Kopie. Auch steuer- und erbrechtliche Aspekte können eine Rolle spielen, insbesondere bei Renten- und Lebensversicherungen.

Sozialwahl 2023: Millionen Deutsche erhalten Wahlunterlagen

Der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft schreibt auf seinem Verbraucherportal: "Wer sich zum Beispiel das Kapital oder die Rente aus einer Lebensversicherung auszahlen lassen möchte, muss nachweisen, dass er bezugsberechtigt ist.“

Auch wenn eine Versicherung gekündigt oder der Versicherungsschutz abgelaufen ist, sollte man zunächst klären, ob die Unterlagen oder dazugehörigen Einzahlungsbelege oder Kontoauszüge möglicherweise für die Steuererklärung benötigt werden. Es ist daher sinnvoll, die Unterlagen gut aufzubewahren und bei Bedarf professionelle Beratung einzuholen. Erst danach sollten die Unterlagen entsorgt werden.

Wie lange sollte man Kontoauszüge aufbewahren? (Symbolbild: Getty Images)
Wie lange sollte man Kontoauszüge aufbewahren? (Symbolbild: Getty Images)

Wie lange muss man Kontoauszüge aufbewahren?

Obwohl es für Privatpersonen gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, Kontoauszüge aufzubewahren, wird empfohlen, sie für mindestens drei Jahre aufzubewahren, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital vorliegen. Eine Ausnahme bilden Rechnungen von Handwerkern, die im Zusammenhang mit dem eigenen Wohneigentum stehen, wie z.B. Reparatur- und Wartungsarbeiten oder Lieferungen von Baumaterial. Hier beträgt die gesetzliche Verjährungsfrist für Zahlungsbelege zwei Jahre. Die Aufbewahrungsdauer beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnungen erstellt wurden. Diese Regelung gilt jedoch nur für Privatpersonen, nicht für Geschäftsleute.

Wenn Sie Rechnungen per Überweisung oder Lastschrift bezahlen, sollten Sie die Kontoauszüge aufbewahren. Bei Barzahlungen reicht es, den Zahlungsbeleg zu behalten. Außerdem können Kontoauszüge helfen, Garantie- und Gewährleistungsansprüche bei Einkäufen oder Dienstleistungen zu überprüfen.

Wie sieht es generell mit Rechnungen aus?

Um im Fall von Garantieabwicklungen oder Zahlungsnachweisen abgesichert zu sein, sollten Rechnungen in der Regel mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Für steuerliche Zwecke empfiehlt es sich, Rechnungen und Belege sogar sieben Jahre lang aufzubewahren. Kassenbons sollten digital zwei Jahre lang behalten werden.

Wie sollte man Unterlagen aufbewahren?

Es ist ratsam, wichtige Dokumente an einem sicheren und trockenen Ort aufzubewahren, um sie vor möglichen Schäden durch Feuer, Wasser oder Feuchtigkeit zu schützen. In der heutigen digitalen Welt können Dokumente auch gescannt und elektronisch archiviert werden, um Platz zu sparen. Allerdings ist es unerlässlich sicherzustellen, dass die digitalen Kopien inhaltlich mit den Originaldokumenten übereinstimmen und dass die Aufbewahrung auf einem sicheren Datenträger erfolgt.

Wie entsorge ich vertrauliche Dokumente?

Bevor Sie alle Ihre Dokumente wegwerfen, prüfen Sie die Aufbewahrungsfristen und überlegen Sie, ob Sie sie digitalisieren möchten. Um vertrauliche Dokumente zu entsorgen, können Sie diese schreddern oder in kleine Stücke reißen und anschließend im Hausmüll oder Altpapier entsorgen. Es empfiehlt sich, die zerkleinerten Unterlagen auf beide Mülltonnen aufzuteilen. Alternativ gibt es professionelle Anbieter, die auch für Privathaushalte eine sichere Aktenvernichtung durchführen können.

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Die Kosten für die Nutzung von Datentonnen variieren je nach Anbieter und sind von verschiedenen Faktoren abhängig, wie beispielsweise der Größe der bereitgestellten Tonne. In der Regel liegen die Kosten zwischen 50,- und 120,- Euro und umfassen sowohl die Miete der Datentonne als auch deren Entleerung. Manche Anbieter berechnen zusätzlich noch Transportkosten, welche beispielsweise jährlich anfallen können.

Es wird dringend davon abgeraten, vertrauliche Dokumente zu verbrennen, da dabei gesundheitsschädliche und krebserregende Stoffe wie Dioxine und Teer entstehen können. Nutzen Sie stattdessen lieber einen Aktenvernichter!

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