Better Life: Von diesen Dokumenten sollte man Sicherheitskopien haben

Im Notfall sollte man wichtige Dokumente immer griffbereit haben, am besten in einer Dokumentenmappe. Aber man sollte auch Sicherheitskopien erstellen, denn sind die Originale erst einmal weg, wird es schwierig, sie einfach so wieder herzustellen.

Jeder hat zuhause eine Mappe oder einen Ordner mit wichtigen, persönlichen Dokumenten liegen. Ganz egal ob Geburtsurkunde, Personalausweis bzw. Reisepass, Arbeits- und Schulzeugnisse, Vollmachten oder Testamente. Oftmals verschwenden wir kaum einen Gedanken daran, da sie nicht im täglichen Gebrauch sind. Doch was, wenn man wegen einer Evakuierung auf die Schnelle seine Wohnung verlassen muss oder die wichtigen Dokumente gar durch eine plötzliche Katastrophe wie Hochwasser oder einem Brand zerstört oder vielleicht im Urlaub geklaut werden?

Sicherheitskopien von Dokumenten ersparen jede Menge Stress

Sollte wichtige, persönliche Dokumente vernichtet oder entwendet worden sein, dann steht in den meisten Fällen eine große Anzahl von Behördengängen und Telefonaten bevor. Man könnte sogar vor dem Problem stehen, manche Dokumente nicht mehr wiederbeschaffen zu können, weil die Aufbewahrungsfrist für das Original nicht mehr vorhanden ist, zum Beispiel bei Arbeitszeugnissen.

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Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) rät daher, für den Fall der Fälle alle wichtigen Dokumente zusammen in einer Dokumentenmappe griffbereit aufzubewahren und dazu auch noch Sicherheitskopien davon anzufertigen sowohl in Papier- als auch in digitaler Form.

BBK rät: Diese Dokumente gehören in die griffbereite Mappe

Im Original:

• Familienurkunden (Geburts-, Heirats-, Sterbeurkunden) bzw. Stammbuch

Im Original oder als beglaubigte Kopie:

• Sparbücher, Kontoverträge, Aktien, Wertpapiere, Versicherungspolicen

• Renten-, Pensions- und Einkommensbescheinigungen, Einkommenssteuerbescheide

• Qualifizierungsnachweise: Zeugnisse (Schulzeugnisse, Hochschulzeugnisse, Nachweise über Zusatzqualifikationen)

• Verträge und Änderungsverträge, zum Beispiel auch Mietverträge, Leasingverträge etc.

• Testament, Patientenverfügung und Vollmacht

Als einfache Kopie:

• Personalausweis, Reisepass

• Führerschein und Fahrzeugpapiere

• Impfpass

• Grundbuchauszüge

• sämtliche Änderungsbescheide für empfangene Leistungen

• Zahlungsbelege für Versicherungsprämien, insbesondere Rentenversicherung

• Meldenachweise der Arbeitsämter, Bescheide der Agentur für Arbeit

• Rechnungen, die offene Zahlungsansprüche belegen

• Mitglieds- oder Beitragsbücher von Verbänden, Vereinen oder sonstigen Organisationen

Dokumente gut aufbewahren und Sicherheitskopien anlegen

Das im Notfall nicht nur eine Person auf die Dokumentenmappe zurückgreifen kann, zum Beispiel bei einem schweren Unfall, rät das BBK, dass alle Familienmitglieder über den Aufbewahrungsort der Dokumentmappe Bescheid wissen. Zudem spricht es die Empfehlung aus, von wichtigen Dokumenten Kopien in digitaler Form oder als Papierkopie anzulegen und diese an einer anderen Stelle zu hinterlegen. Dies kann bei Verwandten, Freunden, einem Notar oder einem Anwalt der Fall sein. Auch ein Bankschließfach käme dafür in Frage. Möglicherweise müssen Kopien beglaubigt werden, dies sollte im Vorfeld geklärt werden, für welche Dokumente dieser Schritt notwendig ist.

Für digitale Kopien werden die Dokumente einfach gescannt und dann entweder auf einem Datenstick oder online abgespeichert. Wer über keinen Scanner verfügt, kann seine Dokumente auch mit Scan-Apps digitalisieren. Für die Speicherung empfiehlt sich zum Beispiel ein Cloud-Speicher mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.

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